Martes, 07 septiembre 2021.- COCESNA a través de la Dirección Ejecutiva-CEO en colaboración con la Gerencia de Proyectos y Riesgos (GPR) y la Gerencia de Tecnología Informática (GTI); llevaron a cabo en el período abril – agosto diferentes actividades y demostraciones para la evaluación de las herramientas SW disponibles y las posibles alternativas para la implementación de un Sistema de Gestión Documental.
Este Sistema permitirá responder a las necesidades y características específicas de la organización, para administrar de manera eficiente y eficaz el flujo de documentos a lo largo de su vida útil, aprovechando de mejor manera los recursos con las siguientes ventajas:
- Digitalización de documentos en toda la organización, lo que impacta en el cuidado del medio ambiente.
- Almacenamiento de los documentos de manera fiable e íntegra.
- Conservación de la evidencia y registros derivados de las actividades de la organización, asegurando la confidencialidad y seguridad y reduciendo los riesgos por la pérdida de la información.
- Eliminación de duplicados, facilitando el acceso a la información, intercambiando la documentación de manera ágil, lo que evita ineficacias y retrabajos.
- Aumento de la productividad facilitando el trabajo colaborativo y simultáneo de varias personas en un único documento.
- Acceso a información histórica de manera rápida para dar soporte a la toma de decisiones.
- Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios y su seguimiento.
- Aseguramiento y facilitación de la rendición de cuentas.
- Construcción y mantenimiento de la memoria corporativa.
- Recuperación de la documentación para la continuidad del negocio en caso de catástrofes naturales, siniestros, errores técnicos o humanos.
La implementación del sistema será liderada por la Gerencia de Proyectos y Riesgos (GPR) y la Gerencia de Tecnología Informática (GTI), la que se realizará en dos fases comenzando en el año 2021 y finalizando en el 2022.